Si vous utilisez votre propre véhicule pour le travail et que votre kilométrage n’est pas remboursé, ou si vous engagez des dépenses dans la recherche d’un emploi, vous pouvez peut-être déduire ces frais sur vos impôts. De même, si vous voyagez pour le travail et que vos frais de déplacement ne sont pas remboursés, vous pouvez peut-être déduire ces frais. Et, si vous devez suivre des cours pour maintenir vos compétences professionnelles, votre certification ou votre licence, ces dépenses peuvent également être déduites de vos impôts.
La tenue des dossiers est une facette importante de la demande de ces exonérations, il est donc judicieux de « consigner au fur et à mesure », plutôt que d’essayer de reconstituer les dépenses dans le feu de la préparation de vos impôts.
Voyons quelles sont les dépenses admissibles et déterminons de combien vous pouvez réduire votre facture fiscale. Consultez notre guide complet de la déclaration d’impôts pour plus d’aide. Nous vous offrons également les informations nécessaires pour délocaliser votre entreprise.
Dépenses liées au travail déductibles de l’impôt
1. Déductions des frais de déplacement et de kilométrage
Si vous utilisez votre voiture dans le cadre de votre travail, vous pouvez déduire vos frais réels ou utiliser la déduction standard du kilométrage. Dans les deux cas, vous devez tenir des registres précis pour documenter les dépenses. Les dépenses réelles comprennent les éléments suivants :
- Gaz et huile
- Réparations
- Pneus
- Assurance
- Frais d’immatriculation
- Licences automobiles
- L’amortissement (ou les paiements de location)
Vous pouvez déduire la partie de ces dépenses qui est attribuable à votre emploi. Pour calculer le montant, multipliez vos frais réels annuels par une fraction : le numérateur est votre kilométrage lié à votre travail et le dénominateur est votre kilométrage total pour l’année.
Par exemple, supposons que :
- Des coûts réels : 5 000 euros
- Miles totaux : 12 000
- Miles de travail : 2 000
Le calcul serait le suivant :
Montant déductible = dépenses réelles X (milles de travail / milles totaux)
833,33 euros = 5 000 euros X (2 000/12 000)
Comme alternative, vous pouvez utiliser le taux standard de kilométrage. Pour 2016, ce taux est de 0,54 euros par kilomètre. Ainsi, si vous avez parcouru 2 000 miles pour le travail, la déduction serait :
2 000 miles X 0,54 euros/mile = 1 080 euros
Dans ce cas, le taux kilométrique standard est meilleur – c’est un résultat courant. Mais, ne pouvez-vous pas simplement calculer dans les deux sens et prendre la meilleure option au moment de l’impôt ? Le sujet fiscal 510 de l’IRS explique que « pour utiliser le taux kilométrique standard, vous devez choisir de l’utiliser la première année. Puis, les années suivantes, vous pouvez choisir d’utiliser le taux kilométrique standard ou les frais réels. »
Les miles qui sont déductibles
Dans la littérature de l’IRS, les miles que vous conduisez pour le travail sont appelés miles « à usage professionnel ». Même si vous êtes un employé et que vous ne possédez pas d’entreprise, les miles non remboursés que vous conduisez pour votre employeur profitent à l’entreprise de votre employeur, ils sont donc toujours appelés miles « d’utilisation professionnelle ».
Par exemple, disons que vous êtes un travailleur social pour un service de conseil. Chaque jour, vous vous rendez à votre principal lieu d’affaires et récupérez votre liste de contacts. Les kilomètres parcourus entre votre domicile et votre lieu d’activité sont des kilomètres de trajet domicile-travail. Les kilomètres entre votre lieu d’activité et votre premier client sont des kilomètres professionnels, et ainsi de suite tout au long de la journée, lorsque vous rendez visite à d’autres clients. Ensuite, vous retournez à votre lieu de travail pour mettre à jour les dossiers. Le trajet de là à votre domicile est à nouveau un trajet domicile-travail. Vous notez le kilométrage au compteur lorsque vous quittez votre lieu de travail pour vous rendre chez votre premier client. Vous notez à nouveau ce chiffre à votre retour. La différence correspond à vos kilomètres professionnels de la journée. Notez-les dans un registre, dans votre calendrier ou dans l’application « kilométrage » de votre téléphone. Vous disposez alors de l’ « enregistrement écrit » requis.
Vous notez le relevé de votre compteur kilométrique lorsque vous quittez votre lieu de travail pour vous rendre chez votre premier client. Vous notez à nouveau ce relevé à votre retour. La différence est votre kilométrage professionnel de la journée. Notez-les dans un registre ou dans une application de calcul du kilométrage sur votre téléphone. Vous disposez alors de l’ « enregistrement écrit » requis.
Comment prendre la déduction
En tant qu’employé prenant une déduction pour l’utilisation professionnelle de votre véhicule, la déduction trouve son chemin vers l’annexe A, mais elle commence sur le formulaire 2106. Outre le kilométrage ou les frais réels pour l’utilisation du véhicule, le formulaire 2106 est également utilisé pour réclamer les frais de déplacement et d’hébergement professionnels, ainsi que les repas et les divertissements qui ne sont pas entièrement remboursés.
Peut-être avez-vous votre propre entreprise ou êtes-vous un entrepreneur indépendant. (Pour comprendre la différence entre un employé et un entrepreneur indépendant, consultez le sujet fiscal 762 de l’IRS). Vous avez toujours les mêmes choix concernant les dépenses réelles ou le taux kilométrique standard dans l’utilisation de votre véhicule à des fins professionnelles. Mais dans ce cas, le montant est inscrit en tant que dépense professionnelle sur l’annexe C, plutôt que sur le formulaire 2106 et en tant que déduction sur l’annexe A. De plus, sur l’annexe C, vous obtenez la totalité de la déduction, et pas seulement le montant qui est supérieur à 2 % de votre AGI, comme avec les déductions diverses sur l’annexe A.
2. Formation et permis liés au travail
Votre profession peut exiger que vous suiviez un certain nombre de crédits de formation continue par an afin de maintenir votre certification pour conserver votre éligibilité à l’emploi. Si vous suivez des cours pour améliorer vos compétences professionnelles ou conserver votre emploi actuel, que ce soit en raison des exigences de l’employeur ou des exigences légales, vous pouvez déduire ces frais d’éducation de l’une des deux façons suivantes.
Premièrement, tant que vous ne faites pas partie d’un programme de remboursement des frais de scolarité de l’employeur, vous pouvez déduire les frais en tant que déduction diverse sur l’annexe A, qui sont soumis au plancher de 2% de l’AGI. Deuxièmement, si vos frais sont admissibles, vous pouvez peut-être déduire les frais de scolarité et les frais connexes en tant qu’ajustement du revenu (formulaire 1040, ligne 34) afin de réduire votre revenu imposable. Dans ce cas, la déduction n’est pas soumise au plancher de 2% de l’AGI. Cette déduction est toutefois limitée par l’AGI, c’est pourquoi il est agréable d’avoir une autre façon de prendre la déduction via l’annexe A. Découvrez-en plus à ce sujet dans notre Guide des déductions et crédits d’impôt liés à l’éducation.
Certaines professions, comme le conseil ou l’immobilier, nécessitent une licence pour pouvoir exercer. Le coût de l’obtention initiale de la licence et des renouvellements (le cas échéant) sont déductibles en tant que déductions diverses sur l’annexe A, Déductions détaillées. Dans la même catégorie se trouvent les abonnements professionnels ou les cotisations à des organisations professionnelles liées à votre domaine d’activité. Toutes ces déductions sont soumises au plancher de 2 % du RAS. Les 2 % ne sont pas appliqués par déduction, mais au montant déductible cumulé.
3. Déduction pour frais de recherche d’emploi
Si vous cherchez un nouvel emploi dans la même branche, vous pouvez engager des dépenses liées à votre recherche d’emploi qui sont déductibles, même si vous n’obtenez pas l’emploi.
Par exemple, la préparation, l’impression et l’envoi de votre CV sont des coûts déductibles de votre recherche d’emploi. Si vous faites appel à un service de CV ou de placement, leurs frais sont également déductibles. Si vous voyagez pour chercher un nouvel emploi, vous pouvez déduire le coût du voyage, si la recherche d’un emploi était le but principal. Vous pouvez utiliser le taux standard de kilométrage si vous conduisez pour chercher du travail ou pour passer un entretien.
Ces frais ne sont pas déductibles.
Ces frais ne sont pas déductibles si l’un des cas suivants s’applique :
- Vous êtes à la recherche de votre premier emploi.
- Vous cherchez un emploi dans un nouveau domaine.
- Il y a eu une rupture substantielle entre votre ancien emploi et votre nouvel emploi.
Encore, ces déductions sont prises en tant que déductions diverses sur l’annexe A et sont soumises au plancher de 2% de l’AGI. Enfin, vous devez réduire le montant déductible pour tout remboursement que vous recevez.
4. Autres dépenses liées à l’emploi
Il existe quelques dépenses diverses qui peuvent encore être déduites.
Par exemple, si vous êtes membre d’un syndicat, vos cotisations syndicales sont déductibles. Si vous devez porter un uniforme, le coût d’achat et le coût de nettoyage sont déductibles. Si vous devez avoir des chaussures spéciales, par exemple pour les soins infirmiers, leur coût est également déductible. Il en va de même si vous devez posséder vos propres outils pour le travail que vous effectuez. Ainsi, comme Andy Dufresne vous l’a peut-être appris en préparant les impôts des gardiens dans « The Shawshank Redemption », si vous êtes un gardien ou un policier et que vous devez acheter votre arme à feu, il s’agit d’une dépense déductible liée au travail. Vous pouvez également déduire les équipements de sécurité, tels qu’un casque de sécurité, des chaussures à embout d’acier, des lunettes de protection et des gants spéciaux.
C’est une dépense liée au travail.
Toutes ces dépenses liées au travail peuvent être déduites en tant que déductions diverses sur l’annexe A et sont soumises au plancher de 2 % de l’AGI.
Déduction des dépenses liées à l’emploi
Dans l’ensemble, les déductions évoquées ci-dessus entrent dans la catégorie « divers ». Si vous êtes un employé qui reçoit un W-2, le montant par lequel ces déductions dépassent 2% de votre revenu brut ajusté (AGI) sont déductibles sur l’annexe A. Cependant, si vous recevez un 1099-Misc, en tant que propriétaire d’entreprise ou entrepreneur indépendant, ces dépenses peuvent être déduites en totalité sur votre annexe C en tant que dépenses professionnelles. Les déductions diverses sont expliquées plus en détail dans la publication 529 de l’IRS.
Mot final
Bien que payer des impôts ne fasse probablement pas partie de la liste des choses préférées de tout le monde, être conscient des déductions potentielles liées à l’emploi et tenir un registre précis de ces dépenses tout au long de l’année peut rapporter de bons dividendes en réduisant la dette fiscale au moment de l’impôt. Faire l’effort de suivre le kilométrage et les autres dépenses liées au travail en vaut la peine lorsque vous économisez de l’argent sur les impôts.
Il est important d’être conscient de l’importance de ces dépenses.
N’oubliez pas de vous référer à notre Guide complet de la déclaration de revenus pour plus d’aide. Quelles dépenses liées au travail déduisez-vous sur vos impôts cette année ?